Bedrijven van alle groottes, variërend van opkomende koffiebranders tot e-commercegiganten met miljarden dollars aan omzet, hebben baat bij het nauwgezet volgen van hun voortgang, het identificeren van succesfactoren en het corrigeren van tekortkomingen. Hier komen Key Performance Indicators (KPI’s) in het spel. Nadat je je strategische doelen hebt vastgesteld, bieden KPI’s een middel om deze doelen periodiek te meten, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen en de resultaten kunt verbeteren. Lees verder om meer te ontdekken over KPI’s, hoe je de juiste indicatoren kiest en de beste methoden voor hun effectieve toepassing.
Wat is een Key Performance Indicator (KPI)?
Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetbaar doel dat aangeeft hoe mensen of bedrijven presteren in het bereiken van hun doelen. Het bekijken en evalueren van KPI’s helpt organisaties te bepalen of ze op koers liggen om hun beoogde doelstellingen te behalen.
Door te kijken naar verschillende sleutelindicatoren, waaronder categorieën zoals winst, verkoopcijfers, personeelsverloop en gemiddelde jaarlijkse uitgaven, kunnen bedrijven niet alleen successen identificeren, maar ook vaststellen wat niet goed werkt. Regelmatige analyse van KPI’s biedt een grondig inzicht in de prestaties van een bedrijf, waardoor leidinggevenden kunnen beslissen of de huidige activiteiten moeten worden voortgezet of dat er een strategiewijziging nodig is.
KPI vs. Metrics
Hoewel ze beide ontworpen zijn om prestaties te meten, hebben KPI’s en metrics verschillende kenmerken en worden ze door bedrijven op verschillende manieren gebruikt. Metrics zijn maatstaven die gebruikt worden om vooruitgang te volgen en succes te evalueren, terwijl KPI’s meetwaarden zijn die gekoppeld zijn aan specifieke doelen gedurende een bepaalde periode.
KPI’s zijn ontworpen om aan te sluiten bij bedrijfsdoelen en -doelen, terwijl metrics de prestaties van bepaalde processen evalueren. Metrics zijn meestal specifiek voor een bepaalde persoon of een bepaald team, en vaak afgestemd op industriestandaarden of best practices.
Wat maakt een KPI goed?
De meest effectieve plannen maken gebruik van vijf tot zeven Key Performance Indicators (KPI’s) om de voortgang te volgen en te beheren. Goed gestructureerde KPI-plannen omvatten doorgaans elk element van de “SMART”-criteria:
- Specifiek: definieer wat iedere KPI moet meten en waarom het belangrijk is.
- Meetbaar: KPI’s moeten meetbaar zijn.
- Bereikbaar: de KPI moet een realistisch, haalbaar doel zijn.
- Relevant: KPI’s zijn bedoeld om een bedrijf vooruit te helpen, dus ze moeten relevant zijn voor het verbeteren van de resultaten.
- Tijdgebonden: het is belangrijk om een realistisch tijdsbestek vast te stellen op basis van prestaties uit het verleden en ervoor te zorgen dat het team zich houdt aan de afgesproken deadlines.
Gebruikelijke soorten KPI’s
KPI’s zijn te vinden in bijna iedere branche en categorie, waaronder verkoop, marketing, klantenservice, IT, personeelszaken en financiën. Aangezien deze indicatoren vaak verantwoordelijk zijn voor het sturen van prestatiedoelen en resultaten, is het essentieel om de juiste KPI’s voor je bedrijf te kiezen. Door te opteren voor een beperkt aantal beheersbare KPI’s per doel kunnen bedrijven noodzakelijke evaluaties uitvoeren en hun personeel op één lijn houden.
Dit zijn een paar voorbeelden van veelgebruikte KPI’s:
Voorbeeld van Sales KPI’s:
- Maandelijkse omzetgroei
- Maandelijkse klanten per verkoper
- Kwartaalomzet boekingen
- Aantal betrokken leads in verkooptrechter
- Gemiddelde conversietijd
Voorbeeld van marketing KPI’s:
- Maandelijks websiteverkeer
- Pagina ‘likes’ en reacties
- Betrokkenheid bij social media
- Aantal nieuwe maandelijkse leads
- Doorklikpercentage
Voorbeeld van Human Resources KPI’s:
- Maandelijkse overuren
- Opleidingskosten per kwartaal
- Kosten per nieuwe aanwerving
- Werknemersproductiviteit
- Maandelijks verzuimpercentage
Voorbeeld van KPI’s voor klantenservice:
- Score klanttevredenheid
- Behoud van klanten
- Maandelijks aantal support tickets
- Gemiddelde oplostijd
- Kosten per oplossing
Zo stel je KPI’s op
Het gebruik van KPI’s begint pas wanneer je duidelijk gedefinieerde strategische doelen hebt; deze dienen als het uitgangspunt om te beslissen welke indicatoren het meest nuttig zijn voor jouw organisatie. Nadat je doelstellingen zijn vastgesteld, is de volgende stap het selecteren van de juiste analyse- en rapportagetools, meestal softwareprogramma’s die speciaal zijn ontworpen voor jouw soort bedrijf.
Na de implementatie van KPI’s krijg je een duidelijker beeld van welke indicatoren nuttig zijn en welke mogelijk moeten worden aangepast. Als de gebruikte KPI niet voldoende informatie verschaft, of niet het juiste type informatie biedt, is het wellicht tijd om over te stappen naar een andere aanpak.
Dit geldt ook als een bedrijf verandert of groeit, waarbij de KPI’s aanvullende inzichten moeten verschaffen. De meest effectieve KPI’s zijn die welke prestaties stimuleren, het succes van een bedrijf aantonen en helpen bij het bereiken van gestelde doelen.
Stappen voor het instellen van een KPI
KPI’s moet je strategisch vaststellen, met gedefinieerde doelstellingen die overeenkomen met de gewenste resultaten en strategische doelen van een bedrijf. Vergeet niet om KPI’s meetbaar en specifiek te maken en een tijdsbestek te gebruiken. Hier zijn de stappen om een KPI op te stellen:
- Bepaal de belangrijkste doelstellingen: Definieer wat de belangrijkste doelstellingen zijn, waarbij je rekening houdt met het feit dat KPI’s teams moeten afstemmen op de doelen van een organisatie.
- Definieer Beoogde Resultaten: Als de doelstellingen zijn bepaald, definieer dan wat de resultaten moeten zijn om succes te boeken.
- Gebruik achterblijvende en leidende indicatoren: Achterblijvende indicatoren kijken naar prestatievariabelen uit het verleden, zoals omzet en winst, om het resultaat van prestaties uit het verleden te laten zien. Leidende indicatoren definiëren welke acties nodig zijn om doelen te bereiken en algemene doelstellingen te halen.
- Stel doelen en drempels: Door doelen en drempels in te stellen, kunnen teams precies zien waar ze staan en waar ze naartoe gaan met betrekking tot een KPI-doelstelling.
- Beoordeel vooruitgang en pas aan: KPI’s zul je waarschijnlijk moeten aanpassen naarmate een project zich ontwikkelt, dus het regelmatig beoordelen van de voortgang illustreert eventuele haperingen en helpt om de doelstelling op koers te houden.
KPI best practices
Het gebruik van ongeschikte KPI’s kan variëren van eenvoudige tijdverspilling tot substantiële gevolgen voor de resultaten van je bedrijf. Als je bijvoorbeeld een donutwinkel runt en je wil weten hoeveel dozijn donuts er dagelijks worden verkocht om voedselverspilling te verminderen, zal het monitoren van een KPI zoals de gemiddelde wachttijd voor klanten niet de benodigde metingen opleveren om je specifieke doel te bereiken. Het is van essentieel belang om KPI’s te selecteren die nauwkeurig aansluiten bij de doelstellingen van je onderneming.
Hou het volgende in gedachten bij het kiezen van de KPI’s die je in je bedrijf wil implementeren:
- Kies indicatoren die direct gerelateerd zijn aan je doelstellingen
- Denk na over achterlopende versus voorlopende indicatoren
- Kies voor realistische metingen die haalbaar zijn
- Kies een paar specifieke indicatoren in plaats van te veel.
KPI Voordelen
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van KPI’s, omdat ze het mogelijk maken de juiste middelen toe te wijzen en te kanaliseren, waardoor uiteindelijk de prestaties verbeteren. Een aantal voordelen zijn
Real-time controle
Omdat KPI’s continu in de gaten worden gehouden, kunnen managers de prestaties en voortgang van een team in realtime volgen terwijl een project zich ontwikkelt. Hierdoor kunnen aanpassingen worden gemaakt en noodzakelijke middelen worden toegewezen om de productiviteit te maximaliseren.
Vertragingen helpen voorkomen
Met behulp van het KPI-raamwerk kunnen teams snel zien waar iedere taak zich bevindt op de tijdlijn, zodat ze kunnen zien wat op schema ligt en wat misschien vastloopt. Dit helpt bij het voorkomen van vertragingen, omdat aanpassingen kunnen worden gemaakt als dat nodig is, zodat de doelstellingen worden gehaald.
Eenvoudig te formuleren
KPI’s kunnen zowel eenvoudig als rechttoe rechtaan zijn, waardoor ze eenvoudig te formuleren zijn. Omdat het opstellen van KPI’s geen ingewikkeld proces is, kan het door ieder type en iedere grootte van het bedrijf worden gedaan zodra ze hun doelen hebben bepaald.
Zorg voor gelijkheid en duidelijkheid
Het implementeren van KPI’s omvat ook het delen van doelstellingen en het bevorderen van transparantie, wat doorgaans resulteert in meer betrokkenheid van teamleden. Door medewerkers de autonomie te geven die KPI’s bieden, ontstaat er duidelijkheid over wat er gaande is, wie verantwoordelijk is voor welke taken, en er ontstaat gelijkheid in het delen van successen.
Conclusie
KPI’s zijn een belangrijk hulpmiddel voor bedrijven om prestaties te evalueren, problemen te analyseren en problemen op te lossen. Als deze metingen regelmatig worden uitgevoerd, illustreren ze trends en patronen die van essentieel belang zijn voor het nemen van de best mogelijke geïnformeerde beslissingen. Wanneer de juiste soorten en hoeveelheden KPI’s gebruikt worden, leveren deze indicatoren de gegevens die de algehele gezondheid van een organisatie ten goede komen.
