Hoe ironisch is dit? Slack, waarvan de app voor het versturen van berichten op het werk op een bepaald moment veel werknemers ertoe heeft aangezet om na werktijd te reageren, heeft een waarschuwing: mensen die zich verplicht voelen om na werktijd door te werken, zijn vaak minder productief.
Uit nieuwe onderzoeksgegevens van Slack’s Workplace Lab, waarbij zo’n 10.000 kantoormedewerkers werden ondervraagd, bleek dat mensen die uitloggen aan het einde van de werkdag 20% hogere productiviteitsscores rapporteerden dan degenen die de druk voelden om na werktijd door te werken. Het is dan ook geen verrassing dat degenen die het nodig vonden om na werktijd in te loggen twee keer zoveel werkgerelateerde stress en burn-outs rapporteerden als hun collega’s die niet inlogden. (Degenen die ervoor kozen om vrijwillig, om roostertechnische redenen of vanwege persoonlijke ambities over te werken, rapporteerden geen nadelen).
De resultaten van het onderzoek – een vervolg op het onderzoek Future Forum van Slack, dat tijdens de pandemie veel werd geciteerd – komen aan het einde van een jaar waarin veel CEO’s omwille van een hogere productiviteit een do-more-with-less mentaliteit en terug-naar-kantoor mandaten hebben gepusht waardoor veel werknemers door de afleidingen op het werk en het langere woon-werkverkeer gefrustreerd zijn geraakt. Maar in feite kunnen dergelijke inspanningen de productiviteit juist verslechteren.
“De conventionele wijsheid over productiviteit is altijd geweest dat als je meer wilt produceren, je gewoon meer moet werken” zegt Christina Janzer, Senior Vice President van Research en Analytics en Hoofd van het Workforce Lab van Slack, dat onderzoek doet en experimenteert met het verbeteren van manieren van werken. “Dit is onze kans om mythes te ontkrachten. Meer uren betekent namelijk niet automatisch een hogere productiviteit.”
Janzer geeft toe dat hoewel Slack beschikt over ‘niet storen-instellingen’, statusupdates en geplande verzendtools, we nog steeds meer moeten doen om ze aan te moedigen en zichtbaarder te maken. “Toch is het uiteindelijk aan het bedrijf, het team en hun cultuur om die basisregels op te stellen” zegt ze.
Het onderzoek van Slack is gebaseerd op zelfgerapporteerde antwoorden en niet op specifieke metingen van de productiviteit of het aantal werkuren van de deelnemers aan het onderzoek. Uit het onderzoek bleek dat degenen die zich verplicht voelden om na werktijd door te werken 50% meer kans hadden om te melden dat ze te veel concurrerende prioriteiten hadden dan degenen die op de gebruikelijke uren werkten.
Tegelijkertijd rapporteerden de werknemers, die langere uren werkten, een vergelijkbare efficiëntie gedurende de dag als degenen die volgens een normaal rooster werkten, wat suggereert dat managers niet genoeg doen om prioriteiten te stellen en een gevoel van overbelasting te voorkomen, aldus Janzer. Volgens Janzer tonen de laatste gegevens voor veel organisaties aan dat er echt een enorme kans is voor managers om een grotere rol te spelen in het helpen van mensen om prioriteiten te stellen en hun tijd goed te besteden op het werk.
Uit het onderzoek bleek ook dat kantoormedewerkers een ‘goudlokje’ van vier uur per dag als ideale hoeveelheid tijd zien om geconcentreerd te werken en dat langer dan twee uur vergaderen het moment is waarop ze zich overbelast beginnen te voelen. Ondertussen gaf de helft van de ondervraagde kantoormedewerkers aan dat ze zelden of nooit tijdens de werkdag pauzes nemen.
De bevinding van het onderzoek over lange werkdagen en productiviteit is zeker niet nieuw. Academisch onderzoek heeft al lang aangetoond dat extra uren voorbij een bepaald punt kunnen leiden tot een daling van de productiviteit. Een onderzoek uit 2014 toonde bijvoorbeeld aan dat de productiviteit van werknemers sterk daalt na een werkweek van 50 uur en vervolgens weer sterk daalt na 55 uur. Uit een onderzoek van de Boston University onder consultants bleek dat managers het verschil niet konden zien tussen degenen die 80 uur per week werkten en degenen die deden alsof. Dan is er nog het onderzoek van de Wereldgezondheidsorganisatie, dat concludeert dat 55 of meer uur per week werken gepaard gaat met een geschat 35% hoger risico op een beroerte en een 17% hoger risico om te overlijden aan een hartziekte.
Maar in een tijd waarin hybride werkarrangementen en een toevloed aan technologie mensen in staat stellen om werkpatronen en -praktijken te heroverwegen, herinnert het ons eraan dat er alternatieven zijn voor het simpelweg pushen van meer uren om meer uit mensen te halen. “Productiviteit is niet lineair” zegt Janzer, die opmerkt dat 75% van de respondenten van het onderzoek zegt dat ze ’s middags tussen 15.00 en 18.00 uur een productiviteitsdip ervaren. “Daar liggen kansen om echt na te denken over hoe mensen hun dag doorbrengen en structureren.”
Uit het onderzoek van Slack bleek ook dat degenen die de meeste productiviteit rapporteerden, vaker aangaven dat ze tijdmanagementstrategieën gebruikten, zoals het blokkeren van tijd voor specifieke taken, het alleen controleren van e-mail op specifieke tijden en het instellen van timers om zichzelf gefocust te houden. Slack experimenteert zelf ook met een aantal productiviteitstools. Onlangs had het team van Janzer een ‘snelle vergaderweek’ waarbij de lengte van alle vergaderingen werd gehalveerd – alle vergaderingen van 30 minuten werden bijvoorbeeld voor 15 minuten ingepland om te bekijken hoeveel tijd er echt nodig was. Het bedrijf heeft ook twee keer per kwartaal ‘makersweken’, waarin vergaderingen tijdelijk van de kalender worden gehaald om na te denken over welke wel en welke niet werken.
“Het is een geweldige krachtenbundeling” zegt Janzer. “Je kunt echt veel bereiken vanuit het oogpunt van productiviteit. Maar daarnaast dwingt het je om op verschillende manieren te werken. Van wat je dacht dat een vergadering van 30 minuten zou zijn, realiseer je je dat het eigenlijk een asynchrone post in Slack kan zijn.” Of, zoals velen al hebben opgemerkt, een e-mail.
