Het organiseren van een festival kost veel geld. Geld dat terugverdiend zou moeten worden op de grote dag(en). Maar ook geld dat verloren kan gaan bij slecht weer, een afname in populariteit door gebrek aan toekomstbestendigheid of een foute financiële inschatting. En hoe komt het idee van een festival organiseren eigenlijk tot stand?
Omdat we wel eens wilden weten hoe een festivalorganisator omgaat met de risico’s van hun vak, vroegen we Bart Roman, een ervaren festivalorganisator en oprichter van het innovatieve WECANDANCE festival.
Fragiel businessmodel
WECANDANCE begon als een antwoord op de vraag van een generatie aan de Belgische kust tijdens de drukke zomerperiode. Met weinig aanbod in die tijd, besloot oprichter Bart Roman om vanuit drie muziekcommunities uit Gent, Antwerpen en Knokke een festival te organiseren. “Ons uitgangspunt was om het anders te doen dan wat er al bestond, niet per se beter of slechter, maar met een duidelijke differentiatie,” legt Roman uit. Het festival combineert muziek, mode, design en hospitality op een manier die destijds nog niet weerspiegeld werd in outdoor day events.
In tegenstelling tot veel andere festivals, koos WECANDANCE vanaf het begin voor een vennootschapsstructuur in plaats van een vzw, om medewerkers correct te vergoeden en geen gebruik te maken van vrijwilligers. “Het organiseren van een festival als WECANDANCE is vergelijkbaar met het runnen van een bedrijf met een relatief groot team. Belangrijke kostenposten zijn muziek en entertainment, productie, design en marketing. Elk jaar is alles opnieuw ontworpen, wat veel investeringen vergt in talent en de uitvoering van hun visie”, zegt Roman. Een strak financieel systeem zorgt ervoor dat elk departementshoofd verantwoordelijk is voor zijn of haar budget. Dit systeem is gekoppeld aan de boekhouding en het betalingssysteem, en er wordt veel tijd besteed aan forecasts om alle budgetten en kosten in kaart te brengen en onder controle te houden.
“Wat nooit honderd procent te voorspellen valt, is de verkoop. Het resultaat wordt altijd bepaald door het aantal verkochte tickets en het aantal uren dat die bezoekers op het terrein doorbrengen. Bij slecht weer bijvoorbeeld daalt de omzet in horecaverkoop snel met 30% en bij slecht weer in de weken vooraf daalt de verkoop soms met 50% ten op zichtte van het jaar ervoor bij goed weer. Het blijft een zeer onvoorspelbaar en fragiel businessmodel.” Ook de prachtige locatie, op het strand van Zeebrugge, brengt ook hogere kosten met zich mee dan een green field. “De impact van klimaatverandering is bij ons groter omdat we de zeespiegel elk jaar letterlijk zien stijgen,” aldus Roman. Verzekeringskosten stijgen ook door de toename van annuleringen van muziekevenementen wereldwijd.
Kostenplaatje
Het is duidelijk: er wordt veel geld geïnvesteerd. Maar er komt natuurlijk ook geld binnen. De financiering komt voornamelijk uit ticketverkoop (60%), food & beverage (30%), en sponsoring (10%). De eerste twee inkomstenbronnen lijken evident, de derde, sponsoring, is een interessant gegeven. Want wandel je over het festivalterrein van WECANDANCE, dan valt de aanwezigheid van lokale en internationale merken op. Er worden verschillende activaties georganiseerd en samenwerkingen op poten gezet, zoals vorig jaar met JUPILER x Tomboy (Files A Papa), wat perfect aansloot bij het merk gezien de link met fashion. Dit jaar zal Grey Goose hun nieuwe premium drink Grey Goose Altius op WECANDANCE lanceren. En langdurige samenwerkingen met AB InBev, Samsung, Base en Bacardi Martini blijven een belangrijk onderdeel van het festival. “Onze target audience is vaak heel interessant voor merken’, aldus Bart. “Wij geloven in co-creatie om dicht bij het merk te blijven en bezoekers iets nieuws te bieden dat ze niet overal zien.”
Om zo’n partnerschap aan te gaan, weet Bart dat je creatief moet zijn om het merk én de bezoekers te verbazen en tevreden te stellen. “We werken samen met Butik Agency, een activatiebureau, om meer value uit het beschikbare budget van de partner te halen. Elk partnership is anders en er wordt tailor-made voorstel gemaakt op basis van briefing en budget. Vaak worden de initiële ideeën, waarvoor het festival zelf geen budget meer heeft, gepitcht bij merken en samen ontwikkeld om meerwaarde te bieden aan onze bezoekers.” Natuurlijk kan dit niet eender welk merk zijn. “Het moet bij onze visie en values passen. We staan erop dat hun campagnebeelden, niet alleen wat ze voor ons shooten, maar in general, inclusief zijn en iedereen aanspreken. Er moet een klik zijn met het merk.”
Innovatief karakter
Dit jaar introduceert WECANDANCE Studio Dennis Vanderbroeck als nieuwe creative director, wat de innovatieve spirit van het festival benadrukt. Ze willen hiermee echt een verandering in de festivalervaring laten plaatsvinden. “We zijn er heel trots op”, zegt Roman. “Dennis heeft ons ook outside the box laten denken, wat resulteert in onze mooiste, meest impressionante editie tot nu toe. Dat voelen we nu echt al tijdens de opbouw aan ons eigen team dat zwaar onder de indruk is van wat ze aan het bouwen zijn.” Onder Dennis’ creatieve visie verwelkomt WECANDANCE dit jaar artiesten zoals Nick Verstand, Leon Vranken en Leïla Alice met hun installaties en performance op het terrein. Maar ook zijn alle stages opnieuw ontworpen: Ocean, The Lighthouse, The Wave, Bloody Blue, Sunset Dome by Corona en The Flip Side by Samsung.
De nieuwe pijlers van het festival, Impact, Community en Design, zijn altijd al een focus geweest, maar worden nu duidelijker benoemd en gewaardeerd door jongere generaties. “Initiatieven zoals onze Safe Space en Growing Green Together strategie zijn impactvolle beslissingen die we nu meer delen met onze bezoekers. We merken dat zij willen weten hoe een festival zich als merk neerzet en hoe ze zelf deel kunnen uitmaken van de positieve impact die we samen met hen hebben. Bezoekers voelen zich meer deel van het festival en niet gewoon als toeschouwer.”
Steeds later en moeilijker ticketaankoop
Hoewel het kopen van een kaartje voor een festival prijzig kan zijn, is het ondertussen misschien al duidelijker waar die prijs vandaan komt. En ook dan: WECANDANCE probeert de veranderende bestedingspatronen van jongeren te respecteren, waardoor ze verschillende tickettypes aanbieden en de prijzen voor drank en eten de laatste drie jaar niet hebben veranderd. Bart merkt op: “Jongeren kopen later en moeilijker tickets door het grote en dure aanbod, wat voor ons als onderneming nadelig is. We merken dat zij hun geld anders besteden, zoals doorheen het jaar veel meer dan vorige generaties aan kwaliteitsvol eten en drinken, geld uitgeven in koffiebars, reizen en veel meer.” Nóg een uitdaging dus, waar het landschap mee te maken heeft gekregen.
Bart vergelijkt een festival dan ook met voetbal: “Je bent zo goed als de laatste wedstrijd die je gespeeld hebt. Bezoekers die vorig jaar in het eerste weekend aanwezig waren toen het hard regende, zijn moeilijker te overtuigen om een ticket te kopen of een weekend aan zee te plannen dan bezoekers die er het tweede weekend waren. Naast voetbal, kan je een outdoor festivals organiseren ook nog vergelijken met roulette spelen. We gokken daarbij niet op zwart of rood, maar op een cijfer, all in.”
WECANDANCE vindt plaats op 3-4 en 10-11 augustus in Zeebrugge. Je betaalt €74 voor een dag, €120 voor een weekend, en €195 voor beide weekends.
