Na jaren op afstand te hebben gewerkt, worstelen post-pandemische werknemers met afleidingen op kantoor. De oplossingen variëren van telefooncellen op kantoor tot bibliotheken en, verrassend genoeg, het toevoegen van meer geluid.
Chad West gaat niet vaker dan één keer per week naar zijn kantoor in Londen. Als Vice President of Marketing bij crypto smart wallet Argent gaat West alleen naar kantoor voor strategische of creatieve vergaderingen. Maar als hij gewoon aan het werk wil, zorgen de afleiding en het lawaai in het open kantoor van Argent ervoor dat hij 40% minder productief is dan thuis, schat hij. Muziek uit de koptelefoons van collega’s en de stemmen van collega’s trekken zijn aandacht, terwijl het geluid van software-engineers die op hun toetsenborden rammen op zijn zenuwen werkt.
“Ik weet niet of het komt omdat we allemaal een beetje meer psychopathisch zijn geworden of misschien zat het altijd al in ons, maar ik pik nu alles op” zegt West, 33 jaar. “Als iemand het lef heeft om een telefoongesprek aan te nemen in een klein kantoor waar mensen proberen te werken, dan knarst dat in mijn oren.”
Meer dan vier jaar nadat de pandemie de meeste kantoormedewerkers ertoe aanzette om thuis in te loggen, zijn velen weer teruggekeerd naar kantoor. Dit kan zijn vanwege een werkgeversmandaat, een verlangen om tijd door te brengen met collega’s of een behoefte om te ontsnappen aan huisgenoten of gezinsleden. Ongeveer 27% van de betaalde werkdagen in de VS werd in mei thuis gedaan, een drastische daling ten opzichte van ongeveer 60% op het hoogtepunt van de pandemie, maar een stijging ten opzichte van minder dan 10% vóór Covid-19.
Nu mensen fulltime of parttime terugkeren naar kantoor, nemen de klachten over een oude frustratie – het lawaai en de afleiding van open kantooromgevingen – toe. Werknemers houden meer Zoom-vergaderingen op kantoor en praten vaak harder tijdens die videogesprekken. Bazen moedigen kantoordagen aan om ‘samen te werken’ en sociale banden te smeden, maar dat versterkt het geklets dat door de kamer weerklinkt.
Wat het probleem nog erger maakt: bij bedrijven die hun gebouwen hebben verkleind om te profiteren van het feit dat er minder mensen aanwezig zijn, raken vergaderzalen en privéruimtes snel vol – de eersten die er elke dag om vragen blijven zitten. “Het is menselijk gedrag” zegt Melissa Strickland, een Principal en Managing Director bij ontwerpbureau HLW. Als vergaderingen achter elkaar plaatsvinden, “waarom zou ik dan [van kamer veranderen] als ik al mijn gesprekken met het grootste gemak [alleen in deze kamer] kan voeren?”
Volgens een onderzoek dat Leesman in september 2023 uitvoerde, was het geluidsniveau één van de tien belangrijkste kantoorkenmerken, naast goed functionerende toiletten en een IT-helpdesk. Toch is slechts ongeveer 32% van de werknemers tevreden met de geluidsniveaus in een gemiddeld kantoor, zo bleek uit een ander onderzoek van Leesman (gepubliceerd in april vorig jaar): toegang tot nabijgelegen ‘vrijetijdsvoorzieningen’ en de mate waarin mensen langs de bureaus lopen.
Het antwoord op al deze klachten biedt een zakelijke kans. Verkopers verkopen met succes van alles, van telefooncelachtige pods tot ‘soundscaping’ diensten die een ‘biofiele’ benadering gebruiken om stemmen te dempen met geluiden uit de natuur. Meubelmakers en interieurontwerpers voegen meer akoestische materialen toe en ontwerpen ‘bibliotheken’ voor stille werkplekken. Sommige werkgevers delen koptelefoons met ruisonderdrukking uit en ontwikkelen zelfs hulpmiddelen waarmee werknemers collega’s kunnen waarschuwen wanneer ze zich moeten concentreren.
“Dit is de spijker waar elke organisatie op probeert te slaan”, zegt de oprichter van Leesman, Tim Oldman. Hij ziet ontwerpers bewegen in de richting van “re-cellularisatie” van binnenruimten – meer overlegruimten, privékantoren of stille ruimten waar veel werknemers naar verlangen. “Als we willen dat werknemers graag terugkeren naar hun kantoor, moeten we ruimte bieden die de momenten ondersteunt waarop ze behoefte hebben aan duidelijke akoestische en visuele privacy.”
Afleiding op kantoor is méér dan een kleine ergernis. Een onderzoek uit 2021, gepubliceerd in het Journal of Management & Organization, toonde aan dat in experimenten met gecontroleerde omgevingen, de typische geluidsniveaus van kantoortuinen een toename veroorzaakten van fysiologische stressindicatoren zoals een hogere hartslag, evenals meer gezichtsuitdrukkingen van afkeer en meldingen van negatieve stemmingen door werknemers.
“We raken niet gewend aan lawaai”, merkt Libby Sander op, een assistant professor of Organisational Behaviour aan de Bond University in Australië die meewerkte aan het onderzoek. “We hebben het idee dat je er gewoon aan went… Maar fysiologisch en psychologisch gezien doet je lichaam dat niet.”
Het verlangen naar meer controle over kantoorlawaai is een van de redenen voor de groei van bedrijven zoals het Finse Framery, één van de grootste fabrikanten van ‘kantoorpods’. Dit zijn in wezen volledig afgesloten, modern ogende telefooncellen met glazen wanden die beginnen bij ongeveer 8.700 dollar voor een compacte individuele cel. (Sommige cellen bieden plaats aan zes personen, waardoor ze meer lijken op afgesloten vergaderruimtes). In 2022 bedroeg de wereldwijde omzet van Framery 164 miljoen dollar, een stijging ten opzichte van 86 miljoen dollar in 2020 en 101 miljoen dollar in 2021. Hoewel de omzet in 2023 licht daalde als gevolg van onzekerheid op de markt, inflatie en hogere rentetarieven, zei medeoprichter en CEO Samu Hällfors dat hij dit jaar weer een snelle groei verwacht, hoewel hij geen prognoses wilde delen.
In maart voegde het bedrijf een nieuwe lijn pods toe, die niet alleen geluid isoleren voor gebruikers die in de cabines zitten, maar ook een ‘geluidsmaskerend’ systeem hebben dat pink noise uitzendt naar omliggende ruimtes. Op deze manier versterken de pods het omgevingsgeluid in nabijgelegen ruimtes, met als doel het geklets op kantoor minder hoorbaar te maken. “Het geluidsniveau zelf? Ja, dat is een probleem, maar het echte probleem met lawaai is wanneer je hersenen een bekend woord opvangen”, zegt Hällfors.
Daarom voegen ontwerpers en ondernemers geluid toe aan ruimtes, wat een manier kan zijn om de bezorgdheid over te veel lawaai of te veel stilte weg te nemen. Na meer dan tien jaar voor anderen in de geluidsruimte te hebben gewerkt, richtte Evan Benway in 2022 het Londense Moodsonic op. Hij werkt nu samen met bedrijven als SAP, GSK en Steelcase om ‘responsieve soundscapes’ te creëren die sensoren gebruiken om achtergrondgeluid te genereren, dat zich in realtime aanpast aan hoe afleidend of stimulerend de omgeving is.
In feite helpt Moodsonic bedrijven om één van de ironieën van de post-pandemische werkplek aan te pakken: mensen worden afgeleid door geluid op kantoor, maar dat komt vaak omdat het te stil is in plaats van te luid. In plaats van 60 mensen in een open kantoor, waar op de achtergrond veel gesprekken worden gevoerd, “heb je nu misschien 15 mensen en als één persoon spreekt, hoort iedereen alles wat hij zegt” zegt Benway. “Het is perfecte spraakverstaanbaarheid en dat is waar mensen zich het meest aan storen.”
De sensoren van Moodsonic registreren geluidsniveaus en passen de ‘soundscapes’ aan, zoals subtiele vogelgeluiden of kabbelende beekjes, afhankelijk van de verhouding tussen luide verkoopgesprekken en geconcentreerd werk en of het een rustige vrijdag of drukke dinsdag is. Benway wil geen omzet bekend maken, maar zegt dat het bedrijf samenwerkt met 30 van de 500 grootste bedrijven in de VS en al winstgevend is. In het tweede jaar verdrievoudigde het de vierkante meters waar het soundscapes aanbiedt en groeide het aantal abonnementen met 150%.
Anderen hebben niet alleen succes met het aanboren van de behoefte aan privacy van kantoormedewerkers, maar ook van die van werknemers op afstand. De prominente durfkapitalist Fred Wilson, medeoprichter van het New Yorkse Union Square Ventures en zijn vrouw Joanne, een investeerder, lanceren dit najaar de tweede locatie van Framework, een coworking space in New York, in de Refinery at Domino, een gerenoveerd industrieel gebouw waar ooit een grote suikerfabriek stond. De twee kwamen op het idee nadat ze inzagen dat ondernemers, creatieven en andere telewerkers in steden als New York weinig eigen ruimte hebben en niet per se op “zo’n plek willen zijn waar al die gedeelde onzin staat” zegt Joanne, verwijzend naar coworkingruimtes met groepszitjes en weinig privacy.
Op de eerste locatie van de Wilsons in de Brooklyn Clinton Hill buurt betalen leden 755 tot 860 dollar per maand, afhankelijk van de huurperiode, voor hun eigen geluidsgeïsoleerde pod in de luchtige Framework ruimte, compleet met eigen mini-koelkast, een waterkoker en een Franse cafetière. De cabines werden oorspronkelijk ontworpen als een manier om mensen tijdens de pandemie sociaal uit elkaar te houden, maar trekken nu leden om andere redenen. “Het is rustig en ze hoeven niet te luisteren naar hun buurman, die met zijn vriend of vrouw praat”, vertelde Fred Wilson aan Forbes. De oorspronkelijke locatie heeft een wachtlijst van ongeveer twee dozijn mensen.
Ook meubel- en interieurontwerpers bouwen meer akoestische bescherming in hun ruimtes in. Zintra Acoustics, een lijn van wandpanelen, ruimteverdelers en plafondbevestigingen die geluid helpen absorberen, ziet een ‘toenemende’ vraag naar akoestische oplossingen, zegt Kirsten Grosman, Product Marketing Lead voor het merk, dat eigendom is van de in Australië gevestigde Baresque Group, in een verklaring per e-mail. “Lawaai is de belangrijkste klacht onder werknemers geworden”, zei ze.
Ondertussen is het Zweedse bedrijf IKEA, dat al 40 jaar actief is in de kantoormeubelbranche, bezig met de introductie van een nieuwe lijn (bekend onder de naam MITTZON) die deels is ontworpen om geluidsoverlast aan te pakken. Zo heeft het bijvoorbeeld een materiaal van houtvezels, dat normaal in de bouwsector voor isolatie wordt gebruikt, toegevoegd aan akoestische schermen die in stof zijn gewikkeld. IKEA heeft ook samengewerkt met leveranciers om het mechanisme, dat de hoogte van een elektrisch staand bureau regelt met een druk op de knop, stiller te maken. “De rol van het kantoor is veranderd” zegt Philip Dilé, productontwikkelaar bij Ikea. “Een meerderheid van de mensen vertelde ons dat ze terug wilden komen [naar kantoor] om zich te concentreren en minder afgeleid te worden.”
Ikea’s nieuwe lijn, met akoestische schermen, is een voorbeeld van een bredere beweging om meer oplossingen aan te bieden die niet veel privékantoren of -kamers vereisen, die het doel om mensen naar kantoor te laten komen om samen te werken aantoonbaar tenietdoen. “Waarom zou ik een hele bank met pods of Zoom-cabines willen binnenkomen en dat is dan mijn ervaring voor die dag?”, vraagt Tracy Wymer, Vice President of insights & inspiration bij Teknion, dat zelf cabines maakt. Wymer merkt op dat zijn bedrijf aan een nieuw product werkt dat “visuele aanwijzingen geeft of je beschikbaar bent of dat je geconcentreerd aan het werk bent”, maar zei dat het nog te vroeg was om details te geven.
Een werkgever die experimenteert met visuele signalen is monday.com, een in Israël gevestigd softwarebedrijf voor projectbeheer. Het heeft een groep ‘Makers’ in dienst die een Internet of Things (IoT) apparaat genaamd ‘FocusTime’ hebben ontworpen dat op de hoek van de computerschermen van werknemers wordt geplaatst. Het ziet eruit als een wijzerplaat, die aangeeft hoeveel ononderbroken tijd de gebruiker nog nodig heeft en fungeert als een fysieke verbetering van de statuspictogrammen van Slack of Teams die mensen gewend zijn op het scherm te zien.
Het idee kwam oorspronkelijk van een monday.com-medewerker die worstelde met de onderbrekingen van collega’s als ze terugkwam op kantoor. Een vroege versie was gewoon een vlag die handmatig omhoog kon wanneer iemand niet gestoord mocht worden, voordat het een apparaat werd waar gebruikers gewoon op en af konden tikken. Het evolueerde tot de huidige gadget, die gebruikers kunnen instellen om collega’s te laten zien hoeveel tijd ze nodig hebben om zich te concentreren. Het tijdsvenster wordt gekopieerd naar agenda-apps of als er tijd voor rustig werk is geblokkeerd op een digitale agenda, verschijnt deze op het apparaat.
Saron Paz, leider van het Makers-team, zegt dat ongeveer 20 werknemers deelnemen aan een pilot met het prototype gadget: een bedrijfsbrede test is in de planning en daarna kan het mogelijk een product worden dat het bedrijf op de markt brengt. (In september wil monday.com het apparaat tonen op een klantenconferentie in Londen en New York). Paz hoopt op zijn minst dat de apparaten “een gesprek op gang brengen tussen mensen over wat ze nodig hebben op het gebied van lawaai of andere pijnpunten” zegt hij, waarbij hij opmerkt dat “we nog steeds hard-wired zijn voor dingen die fysiek zijn”.
Andere bedrijven delen koptelefoons met ruisonderdrukking uit als extraatje voor op kantoor of voegen meer stille ruimtes toe aan hun ontwerpen. Toen de Mailchimp divisie van Intuit haar nieuwe kantoren ontwierp – een strakke, moderne ruimte langs Atlanta’s populaire wandel- en fietspad BeltLine – was akoestiek een prioriteit. De oude ruimte had een zee van bureaus in een omgebouwd pakhuis met slechts zes telefooncellen of ‘drop-in’ kamers; de nieuwe heeft er meer dan 60, zegt projectleider Colin Hughes. Medewerkers kunnen gratis een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking bestellen.
In deze ‘innovatiehub’ – zoals Intuit het nieuwe kantoor in Atlanta noemt – werden geluidsvriendelijke panelen gebruikt op muren, plafonds en als scheidingswanden om ‘kantoorbuurten’ van elkaar te scheiden. Er zijn vijf ‘bibliotheekruimtes’ door het hele gebouw, waarvan er verschillende zijn voorzien van houten panelen, bekleed met boeken en voorzien van ruime tafels met taakverlichting die het gevoel oproepen van een moderne universiteitsbibliotheek. Mensen werken er in stilte, zegt Hughes: “Als je ziet dat er boeken aan de muren hangen en het op een bibliotheek lijkt, ga je je ook zo gedragen.”
Een drijvende factor achter het creëren van meer ruimtes voor stil werk is een groter bewustzijn van de behoeften van werknemers met neurodiversiteit, zoals mensen met ADHD of problemen met sensorische verwerking. Uit extern onderzoek blijkt dat 15% tot 20% van de werknemers neurodivers is, zegt Relina Bulchandani, Executive Vice President voor vastgoed en werkplekdiensten van Salesforce. Dat heeft de softwaregigant ertoe aangezet om verdiepingen in zijn nieuwe toren in Chicago in te richten met ‘meditatieruimtes’ voor rustige pauzes en ‘bibliotheekruimtes’ die zijn uitgerust met dubbele beeldschermen op verzoek van software-ingenieurs.
Hoewel ze als bibliotheken worden bestempeld, zijn er geen bordjes om stil te zijn, zegt Bulchandani. Ze merkt op dat naarmate mensen meer tijd op kantoor doorbrengen, ze zich meer op hun gemak voelen met het aannemen van gesprekken aan bureaus in open kantoorruimten en Salesforce heeft mensen aangespoord om dat ook meer te doen – binnen redelijke grenzen – om te voorkomen dat de kleine vergaderruimten vol raken. “We moedigen mensen aan om gesprekken aan je bureau te voeren, maar let op: je wilt niet de hele dag videogesprekken aan je bureau voeren.”
Toch is de paradox van veel van dit soort oplossingen voor afleiding op kantoor niet verloren gegaan aan Argent’s West. Als iedereen gewoon zou kunnen kiezen waar hij wil werken – in plaats van zich te moeten melden bij een kantoor – dan zouden sommige van deze oplossingen niet nodig zijn. “Het enige waar een bedrijf echt om zou moeten geven, is efficiëntie” zegt hij. “Als je levert wat er van je verwacht wordt, ga je gang.”
