Het zal voor de meeste kenniswerkers geen verrassing zijn om te horen dat ze zoveel tijd besteden aan plannen en het praten over werk, dat ze daardoor niet meer echt aan het werk toekomen.

Dat blijkt uit een onderzoek van bedrijfssoftwarebedrijf Atlassian onder 5.000 werknemers. Een deel van het probleem is wat prioriteit krijgt. Bijna tweederde van de kenniswerkers – 65% – vindt het belangrijker om snel te reageren op berichten dan om vooruitgang te boeken met hun topprioriteiten, wat suggereert dat optiek belangrijker is dan werkelijke productiviteit.

En in organisaties met een slechte vergadercultuur besteden mensen 50% meer tijd aan onnodige vergaderingen dan aan het boeken van vooruitgang op het werk met hoge prioriteit.

En toch, ondanks de overvloed aan vergaderingen en berichten, geeft de helft van de kenniswerkers toe dat ze wel eens aan een project hebben gewerkt om er later achter te komen dat een ander team aan hetzelfde werkte.

Het is dus niet moeilijk te begrijpen waarom, toen 100 leidinggevenden van Fortune 500 werden ondervraagd voor hetzelfde rapport, een overgrote meerderheid – 93% – geloofde dat teams vergelijkbare resultaten zouden kunnen leveren in de helft van de tijd als ze effectiever zouden samenwerken.

Als we die tijdverspilling extrapoleren naar de hele Fortune 500, dan gaan er elk jaar mogelijk 25 miljard werkuren verloren aan ineffectieve samenwerking.

7 manieren om echte vooruitgang te boeken op het werk

Als je het gevoel hebt dat je altijd watertrappelt en nooit vooruitgang op je takenlijst boekt, probeer dan deze ideeën eens:

1. Stel aan het einde van elke werkdag één realistisch hoofddoel voor de volgende dag. Maak een regel dat alle snelle en makkelijke taken – vooral administratieve – pas gedaan kunnen worden als dit doel is bereikt, anders zul je alleen maar de eenvoudigste taken op je takenlijst uitvoeren. Dagelijkse doelen zijn beter dan wekelijkse doelen, anders zullen zelfopgelegde deadlines steeds verder opschuiven naar vrijdag.
2. Als je voor een organisatie werkt, waar de communicatiekanalen uit de hand lopen, start dan een ‘power hour’ trend. Zet alle meldingen op pauze, sluit je e-mail inbox, haal je telefoon uit het zicht en buiten handbereik en ga aan de slag met die ene taak, die je hebt uitgesteld. Als je ervoor kunt zorgen dat je team hetzelfde ‘power hour’ doet en aan het eind de voortgang vergelijkt, kun je elkaar verantwoordelijk houden.
3. Vertrouw niet op motivatie om dingen gedaan te krijgen, want die is slechts vluchtig, zegt international executive business coach Jo Banks. In plaats daarvan vraagt productiviteit om een gedisciplineerde aanpak, die ongeacht de huidige gevoelens inzet en consistentie vereist. In een video zegt Banks: “Terwijl we wachten tot de motivatie toeslaat, missen we de kans om discipline te cultiveren, wat een veel duurzamere en betrouwbaardere kracht is om vooruitgang te boeken.” Routines instellen en eraan vasthouden wanneer de motivatie afneemt, ongeacht onze emotionele schommelingen, is hier de sleutel, voegde Banks eraan toe.
4. Met discipline in je achterhoofd, gebruik je je bureaubladagenda als een to-do lijst, waarbij je elke taak op je agenda zet zodat je kunt zien wat je op één dag met bestaande verplichtingen kunt bereiken. Zorg ervoor dat je tijd inplant voor het beantwoorden van e-mails en berichten, anders kan elk uur van de dag hierdoor in beslag worden genomen.
5. Als je wordt uitgenodigd voor een vergadering, stel jezelf dan de volgende vragen: Is mijn deelname cruciaal voor het goede verloop van deze vergadering? Heeft deze vergadering duidelijke doelstellingen? Kan ik echt waarde toevoegen? Heeft deze vergadering een vaste agenda en een voorzitter om iedereen bij de les te houden? Als het antwoord op één van deze vragen ‘nee’ is, reageer dan afwijzend. Het kan zijn dat alle anderen het erover eens zijn dat de vergadering pas moet plaatsvinden als bepaalde acties zijn ondernomen, of als een document is rondgestuurd en gelezen, of dat je er helemaal niet bij betrokken hoeft te zijn.
6. Volgens Atlassian staan de best presterende teams stil bij drie vragen: Werken we aan de juiste dingen? Hebben we tijd om echte vooruitgang te boeken? Is kennis gemakkelijk te vinden en te begrijpen? Door zelfreflectie zijn ze in staat om het werk met de grootste impact voorrang te geven boven prestatiedoelen op korte termijn. En vergeet niet dat de snelheid waarmee je berichten van je collega’s beantwoordt geen maatstaf is voor productiviteit, maar voor prestatie.
7. Maak er een gewoonte van om de statusinstellingen van software op de werkplek te gebruiken voor meer dan alleen ziekte of vakantie. Als je aan het brainstormen bent, een ‘power hour’ hebt, creatief of cerebraal bezig bent, zijn dit allemaal legitieme redenen om meldingen uit te schakelen en in de juiste stemming te komen.