In een tijd waarin technologie een steeds crucialere rol speelt in het bedrijfsleven, vragen wij ons af: welke tools gebruiken Belgische CEO’s bij hun job?
Waar velen nog zweren bij pen en papier, lijken deze vijf willekeurig gekozen CEO’s liever gebruik te maken van digitale hulpmiddelen. Angst voor AI gaat hierbij zeker niet op – in tegendeel. Wat we vooral voorbij hoorden komen? ChatGPT, Slack en Google Calender.
Systemen in eigen beheer
Caroline Rigo, founder van overkoepelend beautybedrijf RiGorgeous
Caro, die de sales-, marketing- en productontwikkeling bij RiGorgeous aanstuurt, heeft een duidelijke voorkeur voor technologische tools. “Aangezien we nogal into tools zijn, gebruiken we dagelijks Monday, Salesforce en Teams voor onze to-do’s en taken”, vertelt ze. “Achterliggend draait alles op Odoo als ons ecosysteem.” De recente investeringen in deze systemen hebben geleid tot de ontwikkeling van hun eigen app voor het merk Cent Pur Cent, voor zowel consumenten als apothekers, evenals een planningstool voor workshops. “Met een jong team is digitalisatie nooit veraf”, voegt ze toe.
Het beheren van haar agenda vereist inzicht en flexibiliteit. “In de zomer vertraagt alles door het verlof, waardoor mijn agenda zich vanzelf regelt”, legt Caro uit. “Ik heb geleerd om een duidelijke opsplitsing te maken tussen beschikbare en niet-beschikbare tijd.” Ze blokkeert dagen voor haar eigen projecten en houdt daarnaast overlegmomenten open. “Op zondag bespreek ik altijd mijn agenda met mijn gezin om de week te plannen. Vooruitwerken helpt me stress te vermijden.”
Caro vertrouwt op haar gezond verstand als essentieel hulpmiddel voor tijdsindeling. “Ik heb het kwadrant belangrijk/dringend of niet belangrijk/niet dringend geïmplementeerd, wat anderen helpt om de juiste prioriteiten te stellen”, zegt ze. “Dat maakt een groot verschil.”
Automatisering is een belangrijk aspect van haar efficiëntie. “Monday en Salesforce helpen ons team enorm door taken te automatiseren en deadlines te beheren,” legt ze uit. “We hebben de procesflows onder handen genomen, waardoor we optimalisaties kunnen doorvoeren.”
Communicatie is cruciaal voor haar, en Caro heeft een duidelijke aanpak. “We hebben lange tijd Whatsapp gebruikt, maar dat leidde tot veel verloren informatie. We zijn gaan kijken naar wat echt werkt,” legt ze uit. “De juiste communicatietool bestaat niet, maar het is belangrijk om ouderwets aan tafel te gaan zitten en de juiste afspraken te maken. Informatie wordt nu centraal beheerd in Monday en Teams.”
Met de investeringen in technologie kijkt ze enthousiast naar de toekomst. “We hebben zoveel tijd en geld geïnvesteerd in onze systemen, en ik ben laaiend enthousiast over AI”, zegt ze. “We hebben een interne specialist aangesteld om AI efficiënt te implementeren. We werken momenteel aan een ‘RiGorgeous HR ChatGPT’ om dagelijkse vragen snel en praktisch te beantwoorden.”
Focusmomenten met behulp van apps
Kevin Van den Bosch, country manager van IWG in België
Om zijn werkdag effectief te starten, maakt Kevin elke avond een lijstje van de top drie taken die hij de volgende dag wil aanpakken. “Dit geeft me een duidelijk doel voor de dag”, legt hij uit. Voor het stellen van prioriteiten houdt hij dagelijkse check-ins met zijn leiderschapsteam via Teams. “Dit zorgt ervoor dat we de belangrijkste zaken bespreken en prioriteiten voor de komende dagen helder zijn.”
Balans is cruciaal voor Kevin. “Ik gebruik Strict Workflow om mijn concentratie te waarborgen tijdens mijn focusmomenten”, legt hij uit. “Het helpt me om blokken van 25 minuten te werken, afgewisseld met korte pauzes.” Hij benadrukt ook het belang van routine: “Elke ochtend plan ik een activatiesessie van 20 minuten in om de dag goed te beginnen.”
“Daarnaast is en blijft Outlook 365 mijn betrouwbare cockpit voor dagelijks gebruik”, zegt hij. “Het gaat niet alleen om e-mails, maar vooral om de agenda, to-do-lijsten en het opvolgen van taken.” Deze tools stellen hem in staat om zijn prioriteiten vast te leggen en zijn werklast beter te organiseren. Hij voegt toe: “Todoist is gelinkt aan Outlook, waardoor ik mijn professionele en persoonlijke taken eenvoudig kan combineren.”
Voor rapportage vertrouwt hij op PowerBI: “Het is mijn favoriete tool voor het verzamelen van data over sales, marketingresultaten en gedetailleerde financiële analyses. Hierin vind ik de informatie die nodig is om de ‘next best actions’ te definiëren.” Daarnaast heeft IWG custom applicaties ontwikkeld om verschillende processen te automatiseren, zoals facturatie en HR-offers. “Met één klik kan ik goedkeuren of verder in detail gaan,” zegt hij.
Kevin beheert zijn agenda met Outlook en synchroniseert deze met Google Calendar. “Ik plan dagelijks tijdsloten voor belangrijke afspraken, maar ook voor persoonlijke focusmomenten”, zegt hij. Hij maakt gebruik van Sanebox, een app die hem helpt zijn e-mails te ordenen: “Het filtert de belangrijkste berichten, zodat ik sneller met de juiste kan beginnen.”
Sport is voor hem een belangrijke manier om actief te blijven. “Strava motiveert me om tijd vrij te maken voor beweging. De sociale druk om actief te zijn helpt enorm,” zegt hij met enthousiasme. “Daarnaast heb ik elke maand een duikmeeting ingepland. Het duiken biedt me de kans om te ontspannen en mijn gedachten te verzetten.”
Kevin maakt gebruik van automatiseringstools zoals Sanebox en custom apps bovenop PowerBI om routinetaken te verminderen. “ChatGPT is ook een waardevol hulpmiddel voor me; het helpt me om teksten samen te vatten en tijd te besparen,” vertelt hij. “Het is belangrijk om focustijd in te plannen en om te durven ‘nee’ te zeggen wanneer dat nodig is.”
Kevin is ook geïnteresseerd in opkomende technologieën. “AI en automatisering kunnen echt een boost geven aan de efficiëntie,” zegt hij. “Ik overweeg tools zoals Zapier en Miro om te zien of ze een meerwaarde voor ons team kunnen bieden.”
Generatieve AI in e-mailprogramma’s
Julien Deuse, CEO van IT-engineeringbedrijf Deuse
Ook voor Julien is technologie een essentieel hulpmiddel om zijn dagelijkse werk te stroomlijnen. “Slack is mijn meest gebruikte tool. Het lijkt op WhatsApp, maar dan voor teamwerk. Ik gebruik het voor interne communicatie en het volgen van projecten, zelfs als ik er niet direct bij betrokken ben. Het geeft me een duidelijk overzicht,” zegt hij. Naast Slack gebruikt hij ook e-mail en zijn agenda om zijn werkbelasting en prioriteiten te beheren.
Om zijn tijd optimaal te benutten, zorgt Julien ervoor dat collega’s zijn vergaderingen kunnen overnemen als hij niet beschikbaar is. “Zo garandeer ik continuïteit”, legt hij uit. “Ik kijk ook twee weken vooruit in mijn agenda om mijn prioriteiten te bepalen en behoud altijd wat flexibiliteit in mijn schema. Sommige evenementen beschouw ik als optioneel, zodat ik niet overbelast raak.”
Voor het organiseren van interne vergaderingen en prioriteiten is Apple Notes zijn go-to tool. “Ik noteer alles, van teampunten tot ideeën en taken. Dit helpt me om gestructureerd te blijven en overzicht te houden over mijn prioriteiten.”
Hoewel Julien toegeeft dat er geen magische app bestaat om tijd voor ontspanning te creëren, blokkeert hij tijd in zijn agenda om zeker te zijn dat hij die momenten respecteert. “Je moet gewoon zorgen dat je die blokken inplant en eraan vasthoudt.”
Wat automatisering betreft, maakt hij gebruik van tools zoals Copilot voor code-gerelateerde taken en ChatGPT om routinetaken te vereenvoudigen. “Hoewel ik tegenwoordig minder codeer, is Copilot erg effectief. ChatGPT helpt me veel tijd te besparen, vooral in de betaalde versie.”
Om efficiënt te blijven zonder overweldigd te raken door technologie, adviseert Julien om het aantal gebruikte tools te beperken. “Je moet je concentreren op een paar tools en ze goed beheersen. Toen ik ChatGPT ontdekte, dwong ik mezelf om het vaak te gebruiken om het onder de knie te krijgen. Nu gebruik ik het minder vaak, maar wel gerichter.”
Voor communicatie binnen het team blijft Slack zijn favoriete hulpmiddel. “Het is efficiënter dan e-mail en helpt bij het prioriteren van projecten. Ik zou het graag ook voor klanten willen gebruiken, maar e-mail blijft de standaard. Hopelijk evolueren we in de toekomst naar efficiëntere oplossingen.”
Balans vinden tussen bereikbaarheid en tijd voor zichzelf nemen, blijft een uitdaging. “Ik probeer mijn agenda niet te vol te plannen, zodat collega’s spontaan bij me kunnen aankloppen. Soms sluit ik de deur van mijn kantoor om in stilte te werken. De meeste vooruitgang boek ik aan het einde van de dag, als het rustiger is.”
Wat de toekomst betreft, kijkt Julien uit naar betere integratie van generatieve AI in e-mailprogramma’s. “AI die e-mails in mijn stijl opstelt en automatische reactiesuggesties geeft, zou een enorme tijdsbesparing zijn. Ik ben ook benieuwd naar slimme agenda’s om mijn organisatie verder te optimaliseren.”
