La plupart des travailleurs intellectuels ne seront pas surpris d’apprendre qu’ils passent tellement de temps à planifier leur travail et à en parler que cela les empêche de travailler réellement.
C’est ce qui ressort d’une enquête menée auprès de 5 000 employés par l’éditeur de logiciels d’entreprise Atlassian. Le problème réside en partie dans les priorités. Près de deux tiers des travailleurs intellectuels – 65 % – estiment qu’il est plus important de répondre rapidement aux messages que de progresser sur leurs priorités absolues, ce qui suggère que l’apparence est plus importante que la productivité réelle.
En outre, dans les organisations où la culture de la réunion laisse à désirer, les employés passent 50 % plus de temps à se réunir inutilement qu’à progresser sur les tâches prioritaires.
Et pourtant, malgré les réunions et la surcharge de messages, la moitié des travailleurs intellectuels admettent qu’ils ont travaillé sur un projet pour découvrir plus tard qu’une autre équipe travaillait sur la même chose.
Il est donc facile de comprendre pourquoi, lorsque 100 cadres de Fortune 500 ont été interrogés pour le même rapport, une grande majorité – 93 % – a estimé que les équipes pourraient obtenir des résultats similaires en deux fois moins de temps si elles collaboraient plus efficacement.
Si l’on extrapole cette perte de temps à l’ensemble du classement Fortune 500, 25 milliards d’heures de travail se perdraient chaque année en raison d’une collaboration inefficace.
7 façons de progresser réellement au travail
Si vous avez l’impression de faire du surplace et de ne jamais progresser sur votre liste de tâches, essayez ces idées :
- À la fin de chaque journée de travail, fixez-vous un objectif principal réaliste pour la suivante. Fixez une règle selon laquelle toute tâche rapide et facile – en particulier les tâches administratives – ne peut être effectuée qu’une fois cet objectif atteint, sinon vous ne ferez que les tâches les plus simples de votre liste de choses à faire. Les objectifs quotidiens sont préférables aux objectifs hebdomadaires, car les échéances que vous vous imposez ne cesseront d’être repoussées vers le vendredi.
- Si vous travaillez dans une organisation où les canaux de communication deviennent incontrôlables, instaurez une tendance la « power hour ». Mettez en pause toutes les notifications, fermez votre boîte aux lettres électronique, mettez votre téléphone hors de vue et hors de portée de main, et attelez-vous à cette tâche que vous avez repoussée. Si vous parvenez à faire en sorte que votre équipe prenne la même heure de travail et compare ses progrès à la fin, vous pourrez vous responsabiliser les uns les autres.
- Ne comptez pas sur la motivation pour faire avancer les choses, car elle n’est qu’éphémère, explique Jo Banks, coach d’entreprise international. Au contraire, la productivité exige une approche disciplinée qui demande de l’engagement et de la constance, quels que soient les sentiments du moment. Dans une vidéo, Jo Banks a déclaré : « En attendant que la motivation surgisse, nous manquons l’occasion de cultiver la discipline, qui est une force de progrès beaucoup plus durable et fiable. Il est essentiel d’établir des routines et de s’y tenir lorsque la motivation diminue, quelles que soient nos fluctuations émotionnelles, a ajouté M. Banks.
- En gardant la discipline à l’esprit, utilisez votre calendrier de bureau comme une liste de choses à faire, en y inscrivant chaque tâche afin de voir ce qu’il est possible d’accomplir en une journée compte tenu des engagements existants. Veillez à prévoir des plages horaires pour répondre aux courriels et aux messages, car ceux-ci peuvent rapidement envahir chaque heure de la journée.
- Si vous êtes invité(e) à participer à une réunion, posez-vous les questions suivantes : Ma participation est-elle essentielle au bon déroulement de cette réunion ? Cette réunion a-t-elle des objectifs clairs ? Puis-je apporter une réelle valeur ajoutée ? Cette réunion a-t-elle un ordre du jour précis et un président qui veille à ce que tout le monde reste sur la bonne voie ? Si la réponse à l’une de ces questions est négative, refusez la réunion. Il se peut que tout le monde soit d’accord pour que la réunion n’ait lieu qu’une fois que certaines actions ont été entreprises, qu’un document a été distribué et lu, ou que vous n’ayez pas besoin d’être impliqué(e) du tout.
- Selon Atlassian, les équipes les plus performantes s’arrêtent pour répondre à trois questions et agir en conséquence : Travaillons-nous sur les bonnes choses ? Avons-nous le temps de faire de réels progrès ? Les connaissances sont-elles faciles à trouver et à comprendre ? En faisant preuve d’autoréflexion, elles sont en mesure de donner la priorité au travail ayant le plus d’impact sur les objectifs de performance à court terme. Et n’oubliez pas que la vitesse à laquelle vous répondez aux messages de vos collègues n’est pas une mesure de la productivité, mais de la performance.
- Prenez l’habitude d’utiliser les modes veille des logiciels de votre lieu de travail pour d’autres raisons que la maladie ou les vacances. Si vous êtes en train de faire un brainstorming, de vous plonger dans une heure de pointe, d’être créatif ou cérébral, ce sont autant de raisons légitimes de désactiver les notifications et de vous mettre dans l’ambiance.
