L’organisation d’un festival coûte beaucoup d’argent. De l’argent qui devrait être récupéré les jours J. Mais aussi de l’argent qui risque d’être perdu en cas de mauvais temps, d’une baisse de popularité due à un manque de prévoyance ou d’une mauvaise estimation financière. Et comment naît l’idée d’organiser un festival ?
Comme nous voulions savoir comment un organisateur de festival gère les risques de sa profession, nous avons interrogé Bart Roman, organisateur de festival expérimenté et fondateur du festival WECANDANCE.
Un modèle économique fragile
WECANDANCE a vu le jour pour répondre à la demande d’une génération sur la côte belge pendant la période estivale. L’offre étant limitée à l’époque, le fondateur Bart Roman a décidé d’organiser un festival à partir de trois communautés musicales de Gand, Anvers et Knokke. « Notre point de départ était de marquer une différence par rapport à ce qui existait déjà, pas nécessairement faire mieux ou moins bien, mais avec une différenciation claire », explique Bart Roman. Le festival combine la musique, la mode, le design et l’hospitalité d’une manière qui n’était pas reflétée dans les événements en plein air de l’époque.
Contrairement à beaucoup d’autres festivals, WECANDANCE a opté dès le départ pour une structure d’entreprise plutôt que pour une organisation à but non lucratif, afin de rémunérer correctement les employés et de ne pas faire appel à des bénévoles.
« L’organisation d’un festival comme WECANDANCE s’apparente à la gestion d’une entreprise avec une équipe relativement importante. Les principaux postes de dépenses sont la musique et le divertissement, la production, la conception et le marketing. Chaque année, tout est repensé, ce qui nécessite beaucoup d’investissement dans les talents et la mise en œuvre de leur vision », explique Bart Roman. Un système financier rigoureux garantit que chaque chef de département est responsable de son budget. Ce système est lié au système de comptabilité et de paiement, et beaucoup de temps est consacré aux prévisions météorologiques afin d’établir et de contrôler tous les budgets et les coûts.
« Ce que l’on ne peut jamais prévoir à cent pour cent, ce sont les ventes. Le résultat est toujours déterminé par le nombre de billets vendus et le nombre d’heures que ces visiteurs passent sur le site. Par mauvais temps, par exemple, le chiffre d’affaires des ventes de restauration chute rapidement de 30 % et par mauvais temps dans les semaines qui précèdent, les ventes chutent parfois de 50 % par rapport à l’année précédente par beau temps. Le modèle économique reste très imprévisible et fragile ». L’emplacement magnifique, sur la plage de Zeebrugge, entraîne également des coûts plus élevés qu’un pré. « L’impact du changement climatique est plus important chez nous, car nous voyons littéralement le niveau de la mer monter chaque année », déclare Bart Roman. Les frais d’assurance augmentent également en raison de la multiplication des annulations d’événements musicaux dans le monde.
Calcul des coûts
C’est clair : on investit beaucoup d’argent. Mais il y a aussi de l’argent qui rentre, évidemment. Le financement provient principalement de la vente de billets (60 %), de la restauration (30 %) et du parrainage (10 %). Les deux premières sources de revenus semblent évidentes ; la troisième, le sponsoring, est intéressante. En se promenant sur le site du festival WECANDANCE, on remarque la présence de marques locales et internationales. Diverses activations sont organisées et des collaborations sont mises en place, comme l’année dernière avec JUPILER x Tomboy (Filles A Papa), qui correspondait parfaitement à la marque étant donné son lien avec la mode. Cette année, Grey Goose lancera sa nouvelle boisson premium Grey Goose Altius à WECANDANCE. Les collaborations à long terme avec AB InBev, Samsung, Base et Bacardi Martini continuent d’occuper une place importante dans le festival. « Notre public cible est souvent très intéressant pour les marques », explique Bart. « Nous croyons en la cocréation pour rester proches de la marque et offrir du neuf aux visiteurs. »
Pour conclure un tel partenariat, Bart sait qu’il faut être créatif pour étonner et satisfaire à la fois la marque et les visiteurs. « Nous travaillons avec Butik Agency, une agence d’activation, pour tirer le meilleur parti du budget disponible du partenaire. Chaque partenariat est différent et des propositions sur mesure sont faites en fonction du briefing et du budget. Souvent, les idées initiales, pour lesquelles le festival n’a pas de budget, sont présentées aux marques et développées ensemble pour apporter une valeur ajoutée à nos visiteurs. Bien entendu, il ne peut s’agir de n’importe quelle marque. « Elle doit correspondre à notre vision et à nos valeurs. Nous insistons pour que les images de leurs campagnes, pas seulement celles qu’ils tournent pour nous, mais en général, soient inclusives et parlent à tout le monde. Il doit y avoir un lien avec la marque ».
Un caractère innovatif
Cette année, WECANDANCE Studio présente Dennis Vanderbroeck comme son nouveau directeur créatif, soulignant ainsi l’esprit d’innovation du festival. Avec cette initiative, ils veulent vraiment changer l’expérience du festival. « Nous en sommes très fiers », déclare Roman. « Dennis nous a également incités à sortir des sentiers battus, ce qui nous a permis de réaliser notre édition la plus belle et la plus impressionnante à ce jour. Nous le ressentons déjà au sein de notre équipe, qui est très impressionnée par ce qu’elle est en train de construire. Grâce à la vision créative de Dennis, WECANDANCE accueille cette année des artistes tels que Nick Verstand, Leon Vranken et Leïla Alice, qui présenteront leurs installations et leurs performances sur le site. Mais toutes les plateformes ont également été redessinées : Ocean, The Lighthouse, The Wave, Bloody Blue, Sunset Dome by Corona et The Flip Side by Samsung.
Les nouveaux piliers du festival, Impact, Community en Design, ont toujours été au centre des préoccupations, mais aujourd’hui ils sont plus clairement nommés et appréciés par les jeunes générations. « Des initiatives telles que notre stratégie Safe Space et Growing Green Together sont des décisions qui ont un impact et que nous partageons désormais davantage avec nos visiteurs. Nous constatons qu’ils veulent savoir comment un festival s’établit en tant que marque et comment ils peuvent eux-mêmes participer à l’impact positif que nous avons sur eux. Les visiteurs ont l’impression de faire partie intégrante du festival et de ne pas être de simples spectateurs ».
Achat de billets de plus en plus tardif et difficile
Si l’achat d’un billet pour un festival peut s’avérer onéreux, on comprend mieux maintenant d’où vient ce prix. Et même là, WECANDANCE s’efforce de respecter l’évolution des habitudes de consommation des jeunes. C’est pourquoi il propose différents types de billets et n’a pas modifié les prix des boissons et de la nourriture depuis trois ans. Bart observe que « les jeunes achètent leurs billets plus tard et plus difficilement en raison de l’offre importante et coûteuse, ce qui est désavantageux pour nous en tant qu’entreprise. Nous constatons qu’ils dépensent leur argent différemment, par exemple tout au long de l’année, beaucoup plus que les générations précédentes, en achetant de la nourriture et des boissons de qualité, en dépensant de l’argent dans les cafés, en voyageant et bien d’autres choses encore ». Un autre défi auquel le paysage a dû faire face.
Bart compare un festival à un match de football : « Vous êtes aussi bon que le dernier match que vous avez joué ». Les visiteurs qui ont assisté au premier week-end de l’année dernière, alors qu’il pleuvait beaucoup, sont plus difficiles à convaincre d’acheter un billet ou de planifier un week-end au bord de la mer que les visiteurs qui ont assisté au deuxième week-end. Outre le football, l’organisation de festivals en plein air peut également être comparée à une partie de roulette. Ici, on ne mise pas sur le noir ou le rouge, mais sur un chiffre, all in ».
WECANDANCE a lieu les 3-4 et 10-11 août à Zeebrugge. Le prix est de 74 euros pour une journée, de 120 euros pour un week-end et de 195 euros pour les deux week-ends.
